Un gasto deducible es el que puedes restar de tus ingresos para pagar menos impuestos. Cuanto mejor los apuntes, menos pagas en el IRPF y en el IVA. Y cuanto peor, más riesgo de que Hacienda te quite alguno en una comprobación.
Esta guía es para autónomos en estimación directa, que es como tributan la mayoría. Las sociedades tienen sus propias reglas en el Impuesto sobre Sociedades.
Las tres condiciones de cualquier gasto
Según el manual de la Agencia Tributaria, un gasto solo es deducible si cumple las tres:
- Está vinculado a tu actividad. Tiene que estar relacionado con lo que ingresas. Además, solo cuentan los gastos posteriores a tu alta en la actividad.
- Está justificado. La forma prioritaria de justificarlo es una factura a tu nombre que cumpla los requisitos legales.
- Está apuntado en tus libros registro.
Si falla una, el gasto no cuenta, aunque lo hayas pagado de verdad.
IRPF e IVA no son lo mismo
Un mismo gasto puede restar en dos sitios:
- En el IRPF resta la base del gasto (sin IVA) de tus ingresos. Va al modelo 130 de cada trimestre, si lo presentas, y a la renta.
- En el IVA resta el IVA que pagaste del IVA que cobraste. Va al modelo 303.
Las reglas no siempre coinciden. Un coche es el ejemplo clásico, más abajo.
Los gastos más habituales
Tu cuota de autónomos
Las cotizaciones al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) son gasto deducible de tu actividad. Si al regularizar tus cuotas la Seguridad Social te pide pagar más, ese pago extra es gasto del año en que lo pagas. Si te devuelve dinero, ese año restas menos.
Seguro médico
Las primas de un seguro de enfermedad son deducibles por la parte que te cubre a ti, a tu cónyuge y a tus hijos menores de 25 años que vivan contigo. Con un límite: 500 € al año por persona, o 1.500 € si tiene discapacidad.
Luz, agua, gas, teléfono e internet si trabajas en casa
Si usas parte de tu vivienda habitual para trabajar, puedes deducir una parte de los suministros. La Ley del IRPF dice cómo calcularla: el 30 % de la proporción de metros que dedicas a la actividad, salvo que demuestres un porcentaje distinto.
Ejemplo: tu piso tiene 90 m² y el despacho ocupa 18 m², el 20 %. El 30 % de ese 20 % es un 6 %. Si una factura de luz es de 100 € sin IVA, deduces 6 € en el IRPF.
Esta regla es del IRPF. No la uses para el IVA sin consultarlo.
Comidas de trabajo
Tus propias comidas mientras trabajas son deducibles si se cumplen todas estas condiciones:
- Son en un restaurante, bar o similar.
- Pagas con tarjeta u otro medio electrónico. En efectivo no valen.
- No pasan de estos límites diarios, para días en un municipio distinto del de tu trabajo habitual y tu residencia:
| En España | En el extranjero | |
|---|---|---|
| Sin dormir fuera | 26,67 € | 48,08 € |
| Durmiendo fuera | 53,34 € | 91,35 € |
Lo que pase del límite no se deduce. Que sea un día laborable no basta para demostrar que la comida era de trabajo.
Ejemplo: vives y trabajas en Madrid. Vas a ver a un cliente a Toledo, comes allí por 35 € con tarjeta y vuelves en el día. Deduces 26,67 €.
Gastos de difícil justificación
Si estás en estimación directa simplificada, la ley te deja restar un porcentaje fijo por gastos que cuesta justificar, sin factura: el 5 % del rendimiento neto, con un máximo de 2.000 € al año. No se aplica si te acoges a la reducción del artículo 26.1 del Reglamento del IRPF.
Ejemplo: tu rendimiento neto antes de este concepto es de 30.000 €. El 5 % son 1.500 €, por debajo del tope. Tu rendimiento queda en 28.500 €.
Formación, libros y cuotas profesionales
El manual de la AEAT pone como ejemplos de gasto deducible, si tienen relación con tu actividad: libros, revistas profesionales, cursos, congresos y conferencias, y ciertas cuotas a colegios profesionales, cámaras y asociaciones empresariales.
Lo que compras para muchos años
Un ordenador, una cámara o un mueble de oficina no se deducen enteros en el IRPF el día que los compras: se deducen poco a poco con la amortización, año a año. El IVA de la compra va por otro camino: se declara en el 303, en el apartado de bienes de inversión.
El coche, el caso difícil
El coche es donde más se lía la gente, porque IRPF e IVA lo tratan distinto.
- En el IVA, la ley presume que un turismo se usa para la actividad en un 50 %. Puedes deducir ese 50 % del IVA. Para ciertos usos, como los vehículos mixtos de transporte de mercancías o los de representantes y agentes comerciales, la presunción es del 100 %. Si el uso real es distinto, la deducción se regulariza.
- En el IRPF, el Reglamento dice que un bien que usas a la vez para el negocio y para tu vida privada no se considera afecto a la actividad. La excepción del uso privado «accesorio» (en días u horas en que no trabajas) no vale para los turismos, salvo casos como el transporte de viajeros, las autoescuelas o los representantes comerciales.
En la práctica: si tu coche es también el de la familia, en el IRPF lo normal es que no puedas deducirlo.
IVA de los tickets
Para deducir el IVA necesitas una factura. Un ticket de caja (factura simplificada) solo vale si incluye tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA separada. Cualquier comercio tiene que ponerlo si eres empresario o profesional y se lo pides.
Pídelo en el momento. Después es mucho más difícil.
Guarda los justificantes
Hay que conservar las facturas recibidas durante el plazo que marca la Ley General Tributaria, y aportarlas si Hacienda te las pide. Un gasto sin justificante, en una comprobación, es un gasto que pierdes.
Cómo te ayuda Factuly
Con Factuly haces una foto al ticket o subes el PDF de la factura y lee el proveedor, la fecha, el IVA y el importe. Tú lo confirmas y el gasto queda apuntado con su categoría y su foto, listo para el 303 y el 130. Lo tienes en Gastos y escaneo de tickets.
Con los gastos apuntados, Factuly te dice cuánto IVA recuperas este trimestre y cuánto tienes que apartar para Hacienda. Lo cuenta Impuestos y plan trimestral.
Si te queda un caso dudoso, como un coche o un local compartido, consúltalo con tu gestoría antes de deducirlo.
