Una factura mal hecha no es solo un papel feo. Si le falta un dato, tu cliente puede no poder deducirse el IVA, y tú puedes tener que rehacerla. Las reglas están en el Reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012, y valen igual para autónomos y sociedades.
Los datos que tiene que llevar
El artículo 6 del reglamento enumera lo que debe aparecer en toda factura completa:
- Número y, si usas series, la serie. La numeración dentro de cada serie tiene que ser correlativa.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos o razón social completa tuyos y de tu cliente.
- Tu NIF. El de tu cliente también es obligatorio en varios casos, entre ellos cuando la operación se hace en España y tú estás establecido aquí. En la práctica, si facturas a una empresa o a un autónomo español, ponlo siempre.
- Domicilio tuyo y de tu cliente.
- Descripción de lo que vendes o haces, con lo necesario para calcular la base imponible: precio unitario sin impuestos y cualquier descuento que no esté ya en ese precio.
- Tipo de IVA aplicado.
- Cuota de IVA, por separado.
- Fecha de la operación, si es distinta de la fecha de la factura.
Si en una misma factura hay operaciones a distintos tipos de IVA, o unas exentas y otras no, la base de cada parte va por separado.
Menciones especiales
Algunos casos obligan a añadir un texto concreto:
- Operación exenta: la referencia al artículo de la Ley del IVA o de la Directiva europea que la exime, o la indicación de que está exenta.
- Inversión del sujeto pasivo (cuando el IVA lo declara tu cliente, no tú): la mención «inversión del sujeto pasivo».
- Criterio de caja: si estás en ese régimen especial, la mención «régimen especial del criterio de caja».
- Si la hace tu cliente por ti: «facturación por el destinatario».
La retención del IRPF
Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo que te paga en el ejercicio de su actividad, tu cliente está obligado a retenerte una parte para Hacienda. Según la Ley y el Reglamento del IRPF:
- Con carácter general, el 15 % de la base.
- El 7 % el año en que empiezas como profesional y los dos siguientes, si el año anterior al inicio no ejerciste ninguna actividad profesional. Tienes que comunicárselo a tu cliente.
La retención no cambia el IVA: se calcula sobre la base y se resta del total a cobrar. Por eso conviene que la factura la muestre.
Ejemplo de factura de un profesional
Ejemplo con cifras inventadas.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Diseño de la web (base) | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | 210,00 € |
| Retención IRPF 15 % | −150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
Tu cliente te paga 1.060 € e ingresa los 150 € en Hacienda, a cuenta de tu IRPF. Esos 150 € los restas después en tu 130 y en tu renta.
Cuándo vale una factura simplificada
La factura simplificada (lo que antes se llamaba ticket) lleva menos datos. Según el artículo 4 del reglamento, puedes usarla:
- cuando el importe no pasa de 400 €, IVA incluido;
- en ciertos sectores, hasta 3.000 €, IVA incluido: venta al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquería, entre otros.
Si el cliente es empresario o profesional y lo pide, la simplificada tiene que incluir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA por separado. Sin eso, no puede deducirse el IVA.
Plazo para emitirla
La factura se expide cuando se hace la operación. Si tu cliente es un empresario o profesional, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA.
Numeración y series
Puedes tener varias series (por ejemplo, una por tienda o una por tipo de trabajo) si hay un motivo. Dentro de cada serie, los números van seguidos y sin huecos. Las facturas rectificativas tienen que ir siempre en una serie propia.
La moneda la eliges tú, pero el IVA tiene que expresarse en euros.
Si te equivocas
Una factura emitida no se borra ni se edita. Si tiene un error, si el IVA está mal calculado o si la base cambia después (una devolución, un descuento, un impago en ciertos casos), se emite una factura rectificativa.
Hay que hacerla en cuanto te enteras, y siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo del impuesto o desde la circunstancia que la motiva.
Cuánto tiempo guardarlas
Tienes que conservar las facturas recibidas y las copias de las emitidas durante el plazo que marca la Ley General Tributaria.
Y ahora, Verifactu
Además de todo lo anterior, el programa con el que facturas tendrá que cumplir el reglamento de sistemas de facturación: cada factura con su registro encadenado y su código QR. Lo explicamos en Qué es Verifactu y desde cuándo es obligatorio.
Cómo lo hace Factuly
En Factuly eliges el cliente, añades las líneas y emites. La numeración por serie la pone Factuly sin saltos, y el PDF sale con tus datos, los de tu cliente, el IVA de cada línea, la retención si toca y la forma de pago. Las operaciones exentas llevan su código.
Una vez emitida, la factura no se puede editar: se anula conservando su número, o se rectifica con una factura en serie rectificativa y su causa. Lo tienes en Facturas. Y si facturas desde España, cada una deja su registro para Hacienda, como cuenta Verifactu en Factuly.
